Des déroulés savamment documentés et dosés pour une facilitation de qualité !

Merci aux Utinautes venu.e.s plancher « au » Ti Lab, le 22 juin, sur la conception des déroulés.

Côté présentiel, l’accueil café/thé/viennoiseries a, comme à l’habitude, facilité l’interconnaissance.

Un exercice de reproduction de dessins, choisi par les facilitateur.rice.s Lucie, Morgan et Polo, a ensuite favorisé le dialogue entre participant.e.s. Réparti.e.s en deux groupes, elles.ils ont chacun nommé un.e spécificateur.rice chargé.e de leur fournir des indications précises pour dessiner, à l’identique, un visuel dissimulé dans une pièce voisine. Aucune limite d’allers-retours d’une pièce à l’autre pour la.le spécificateur.rice ! Mais l’exercice n’est pas simple lorsque le dessin associe des formes géométriques qui s’emboîtent les unes dans les autres !
Ce 22 juin, il semble bien que le talent de designer se soit conjugué à celui de l’orateur, et que des équipes multi-compétences soient parvenues à se constituer. Bravo !
En visio conférence, l’après-midi, Clara et moi avons opté pour un autre « brise-glace » : se définir en quelques mots : selon soi-même, selon sa famille, puis ses collègues.

Mais combien faut-il prévoir de « brise-glaces » par événement ?

C’est l’une des questions posées par les groupes, une fois entrés dans le vif du sujet : la construction séquencée de déroulés !

Guidé.e.s par Lucie, Morgan et Polo, certain.e.s participant.e.s ont eu pour mission de planifier la présentation du site internet et de la communauté Utilo, à leurs collègues, Directeur et DGA, dans le cadre d’un séminaire de cohésion. Les autres, « facilitateurs dans l’Est de la France », ont eu à construire un déroulé permettant la présentation d’Utilo dans leur région, à la demande d’un facilitateur Breton ! L’après-midi, la visio, lancée par Clara et moi, était consacrée à la co-construction d’un atelier de lancement d’une communauté de partage de pratiques autour de « l’accueil attentionné ».

En présentiel comme en ligne, chaque groupe a reçu un cadrage comportant un descriptif succinct (et coloré !) de la mission, les modalités d’organisation envisagées, une indication sur le commanditaire, la durée de l’événement et le nombre de participants prévus.

A partir de là : comment procéder ? Quels outils sélectionner ? Où aller piocher ? Pour commencer, nous comprenons-nous bien entre co-organisateurs ? Le commanditaire est-il disposé à se prêter à un jeu de questions / réponses, pour clarifier les choses pendant la phase d’élaboration du déroulé ?

Pour certain.e.s, il aurait été plus facile de travailler seul.e.s, histoire d’aller plus vite. Mais l’objectif peut-il être atteint en l’absence de regards divergents ?

Au fil de la réflexion, les questions fusent. Que connaît-on du contexte ? Existe-t-il un passif sur le projet que nous confie notre commanditaire ? Que souhaitons-nous produire : en termes d’effets, comme de livrables ? Sommes-nous au clair sur les objectifs ? A quel type de hiérarchie les participants à l’événement sont-ils soumis ? Comment prendre en compte cette caractéristique ?

Tout l’intérêt de la Communauté Utilo est bien de ne pas rester seul.e avec ces questionnements ! Capitaliser sur les expériences de chacun.e est bénéfique. Comme le rappelle Lucie : « Il n’existe pas de formation à la facilitation. S’entourer de pairs aidants est la voie de progrès ! ».

C’est aussi une très bonne façon de tester et de s’approprier de nouveaux outils, d’apprendre à distinguer à quels contextes ils s’adaptent le mieux. Au cours de ces ateliers, ont été mentionnés : la matrice touriste / vacancier / Prisonnier / Acheteur, le dépose cravate, le Codev Express (en 1 heure) l’analyse en étoile de mer, le forum ouvert… et bien d’autres !

Parmi les conseils recensés en groupe, on retiendra : « Enoncer clairement les règles de l’atelier », afin que chacun y trouve place. Le.la facilitateur.rice doit trouver une façon subtile de réguler la parole, quitte à proposer une participation ponctuelle à certain.e.s « leaders ».

La peur du « vide » pousse souvent à charger un peu trop lourdement le déroulé. De manière consensuelle, nous devons « nous permettre d’avoir du temps, au lieu de remplir du temps ! ». Elodie nous l’a judicieusement rappelé: « La facilitation, c’est instaurer les conditions qu’il faut pour qu’on se parle ». Inscrire trop d’étapes au déroulé est à éviter, particulièrement si l’on souhaite restituer en commun ce qui est produit en sous-groupes.

Le compte rendu de ces « Ateliers déroulés » sera prochainement disponible. En attendant, sache que, dans les mois à venir, une programmation de temps forts est envisagée sur la co-construction d’une matrice de cadrage et d’un argumentaire de survie. Un point sur les brise-glaces sera aussi planifié. Faut-il ou non conserver cette dénomination ? Comment faire usage des brise-glaces, mesurer leur impact, etc. ?