Établir un plan d’actions priorisées lorsque le projet a pris du retard ou lorsque la date de livraison semble se rapprocher.
1h30 d'exercice
Aucun temps de préparation
4-8 partipant.e.s
Niveau 1
À quoi correspond ce niveau ?
Tu es familier avec les pratiques collaboratives. En tant que participant.e, tu as assisté à plusieurs ateliers ou réunions participatives. Tu as eu l’occasion d’animer quelques temps collaboratifs en groupes restreints et bienveillants. Ces ateliers sont parfaits pour te jeter à l’eau !
Matériel
- papier brouillon
- feutres noirs fins
- panneau de papier brun
Déroulé
- La liste des tâches critiques présente une logique inverse au backcasting : on part des actions indispensables à mener (Must) puis on les décline avec toutes les informations utiles à leur réalisation.
- Réunir toute l’équipe projet pour un point d’avancée.
- Lister en groupe toutes les actions à réaliser d’ici la fin du projet, au-delà des rôles de chacun.
- Prioriser pour ne garder que celles qui peuvent être réalisées d’ici la date butoir (à définir selon l’avancée du projet)
- Pour chaque action, noter les étapes, le porteur (« assignée à »), les moyens associés, la date limite ou tout autre information permettant à la personne chargée de sa réalisation une complète autonomie.
- A la fin du partage des tâches, s’assurer que chaque personne est en mesure de mener sa tâche à bien (temps, ressource) et que toutes les actions prioritaires sont couvertes.
- Si possible, distribuer les tâches non critiques mais importantes aux personnes ayant encore un peu de capacité de travail.
Points de vigilance
Attention à prendre en compte les sensibilités de chacun. Il s’agit plus ici de se mobiliser pour finir le projet à temps plutôt qu’à chercher une équité à tous prix. Si certains se sentent débordés avec un nombre de tâches moindres, respectez leur décision. Sans cela, vous prenez le risque de mettre en péril l’aboutissement de certaines tâches critiques.
Retours d’expériences
Partage ici tes retours d’expériences permettant de compléter significativement cet outil (utilisation dans un autre contexte, variation notable, utilisation au sein d’un déroulé plus large). 5 retex peuvent être publié par outil. Si cette limite est déjà atteinte, tu peux en proposer un nouveau sur Slack.
Visio-compatible
Affichez sur l’espace partagé les éléments utiles du projet. Demander à chaque participant de noter les étapes à réaliser sur des Post‑it. Partagez en groupe entier puis priorisez et répartissez ces étapes en y assignant un porteur à l’aide de Post-it d’une autre couleur. Assurez‑vous à la fin de l’échange que chacun sait ce qu’il doit faire et est d’accord avec ça. Les non‑dits sont plus difficiles à percevoir en distanciel.
Pour aller plus loin
Le backcasting ou la matrice MOSCOW